FAQ‎ > ‎

Frequently Asked Questions (For Editors)

Cách Thiết Lập và Quản Trị eMail Groups

posted Apr 7, 2011, 6:25 AM by Ly Vuong   [ updated Apr 7, 2011, 7:45 AM ]

VNPS có nhiều eMail groups, và các groups này rất cần thiết trong công việc liên lạc, gởi tin tức đến các học viên, giảng viên cũng như ban điều hành. Đây là cách thức quản trị eMail groups.

Quản Trị eMail Groups

  1. Bắt đầu bằng cách logon vào hộp thư. Nếu anh/chị có administrator privileges, anh/chị sẽ thấy link ở bên trên góc phải, "Manage this domain"

  2. Bấm vào link ấy anh/chị sẽ thấy administrator dashboard hiện ra

  3. Bấm vào ngăn (tab) có tên Groups, anh/chị sẽ đến phần để quản trị eMail groups. Nơi đây anh/chị sẽ thấy tất cả các eMail groups đang có; và ở trang này anh/chị có thể lập một group mới hoặc huỷ bỏ một group.

Lập Một Group Mới

  1. Để lập một eMail Group mới, anh/chị bấm vào link "Create a new group"

  2. Anh/chị sẽ thấy trang dùng để lập một group mới, nơi đây anh/chị chọn/điền vào những dữ kiện cần thiết; và sau đó bấm nút "Create new group" ở cuối trang

Huỷ bỏ group

  1. Ở trang liệt kê các groups hiện đang có, anh/chị có thể chọn một hoặc nhiều groups bằng cách click vào ô ở đầu dòng; và sau đó bấm vào nút "Delete groups". Nút này sẽ hiện ra khi anh/chị click vào ô ở đầu dòng.

Quản Trị danh sách của một eMail Group

  1. Khi ở phần liệt kê các danh sách của các eMail Groups, anh chị có thể bấm vào một eMail group link (tên của group) để thay đổi: thêm một địa chỉ điện thư mới, hoặc huỷ bỏ một điện thư

  2. Anh/chị sẽ thấy các địa chỉ thư trong group, và nơi đây anh chị có thể huỷ bỏ hoặc thêm vào một điện thư mới

Thêm Một Điện Thư Mới

  1. Anh/chị có thể điền vào ô "Add new members" một hoặc nhiều địa chỉ điện thư mới, ngăn cách bởi dấu phẩy, và sau đó bấm vào nút "Add".

Huỷ Bỏ Điện Thư

  1. Khi muốn huỷ bỏ một hoặc nhiều điện thư, anh/chị chọn các địa chỉ điện thư bằng cách bấm vào ô ở đầu dòng, và sau đó bấm nút "Remove members"

Lập một danh sách

posted Nov 3, 2010, 11:19 AM by Ly Vuong

Cách lập một danh sách bắt đầu bằng nút Create page
  1. Bấm nút Create page ở phía trên góc phải

  2. Chọn loại "List" template:

  3. Điền tên và chỗ của trang List này, rồi bấm nút Create page:

  4. Chọn kiểu "Custom list"

  5. Điền tên và chọn kiểu cho mỗi cột trong danh sách. Khi xong bấm nút Save

Cách làm hộp Slideshow trên trang web

posted Sep 3, 2010, 7:33 AM by Ly Vuong

  1. PicasaWeb Slideshow

    Lập một Picasa web album
    1. Dùng email account của mình để lập một Picasa Web account
    2. Lập một album, set public access
    3. Upload hình ảnh cho slideshow vào album ấy

  2. Copy URL của Picasa web album
    1. Mở Album ấy, và trong cột phải, có link "Link to this album", bấm vào để mở
    2. Select & copy URL

  3. Bỏ hộp slideshow vào web page/posting
    1. Trên trang web đang "edit", chọn menu Insert -> Picasa Web slideshow
      Hộp PicasaWeb Slideshow Properties sẽ hiện ra
      1. Dán URL của web album vào chỗ "Paste the URL ..."
      2. Chọn cỡ hộp slideshows (Select slideshow size) sao cho vừa trang web/posting
      3. Thay đổi title cho hợp với bài viết. 
      4. Click Save button của PicasaWeb Slideshow Properties
    2. Chọn trái, phải hoặc giữa cho hộp (align)
    3. Save web page/posting

Nhập Địa Chỉ Email từ Yahoo Mail qua VNPS Mail

posted Sep 3, 2010, 7:33 AM by Ly Vuong   [ updated Feb 20, 2011, 9:37 AM ]

Khi các anh chị có địa chỉ thư ở domain VNPS.net, nhiều khi anh chị cần nhập các địa chỉ thư của các thân hữu từ hộp thư Yahoo Mail. Đây là một trong vài cách khác nhau để đem những địa chỉ ấy qua:

  1. Làm bản sao địa chỉ thư thân hữu ở Yahoo Mail
    • Logon vào hộp thư của mình ở Yahoo Mail
    • Bấm vào link Options ở phía trên góc phải

    • Chọn option Adress Book ở trong hộp Option bên trái

    • Chọn Management tab ở phía trên, bấm vào link import/export

    • Ở phần dưới chọn Yahoo! CSV, bấm nút Export Now

    • Điền và chọn nơi để giữ hồ sơ địa chỉ thư thân hữu trên Desktop

  2. Đem hồ sơ địa chỉ thân hữu vào VNPS Mail
    • Logon vào hộp thư ở domain VNPS.net ( http://mail.vnps.net )
    • Bấm vào link Contacts ở hộp menu bên trái

    • Phía trên bên phải, bấm vào link Import

    • Chọn hồ sơ địa chỉ thân hữu trên Desktop

  3. Xong
    • Khi xong, anh chị sẽ thấy khung thông báo tương tư như sau:

How to save MS Word embedded picture to local file system?

posted Aug 24, 2010, 11:56 AM by Ly Vuong

One of the tasks for Website Editor is to post a full article to a web page. When an article is in MS Word format and the images are embedded into the document, there are few ways to extract the embedded image into an JPG file, here is how.
  1. Open the MS Word document
  2. Click on the image to select it, then press down right mouse button to select option "Copy"
  3. Open an image editing application, ie. Paint, or IrfanView; and then select option Paste in the Edit menu.
  4. Then save the image with appropriate format, ie. JPG.
Once the image is saved, it can then insert into a web page article.

How to re-arrange announcements?

posted Aug 24, 2010, 5:51 AM by Ly Vuong

Each announcement is posted at certain date & time, thus this piece of information is part (meta-data) of that announcement, news, or post. Thus the presentation of announcements are ordered by the posted (created) date/time: newer one at top. Think of it like daily newspapers, which are published every day, once published and available at newsstands, it's impossible to re-arrange the publishing dates. Similarly, it's not in the best practice to "re-arrange" the order of announcements being posted, since announcement is a piece of news, of which posting time/date is an essential part. Most common practice is to create another announcement to re-state an important news, or a prominent link to that old announcement.

With that in mind, and if you still want to re-arrange the order in which announcements appeared, best way is to:
  1. Copy the old content of the old announcement
  2. Delete the old announcement (Again, this is not advisable, because the reference link to this announcement will be broken)
  3. Create a new announcement, and paste in with the content of the old announcement.

How to delete an announcement?

posted Aug 24, 2010, 5:43 AM by Ly Vuong   [ updated Aug 24, 2010, 5:50 AM ]

A web page or an announcement is reference by an URL, and the URL perhaps was shared among users through emails, text messages, other web pages, or even other web sites ...etc; thus by removing an announcement, will cause that reference to be broken. Thus normally, an announcement should not be deleted. New announcements will make the old announcement obsolete, by pushing it down the stack; and removing it completely makes it unnecessary.

With all that said, however if a post or an announcement is needed to be delete, here are the steps:
  1. Navigate to the page or announcement to be deleted
  2. Click on the "More actions" button, upper right corner
  3. Select Delete page, and confirm the action.

How to post MS Word document to website?

posted Aug 24, 2010, 5:36 AM by Ly Vuong   [ updated Aug 24, 2010, 5:50 AM ]

  1. Open the document using MS Word
  2. Click on the embedded image, and select to save the image to local file system. Repeat until all images are saved. I usually just name them with number: 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg ... etc to retain the order the images appear in the document.
  3. Open the website, and create a post or page at appropriate place
  4. Select all texts in the MS Word document, and paste them into the web page
  5. At each location where the image should appear, use Insert - Image and with the browse button to select the previously saved image in the local file system. Continue until all images are inserted.

How To Add New Announcement (Thông Cáo)

posted Jul 28, 2010, 8:33 AM by Ly Vuong   [ updated Dec 21, 2012, 7:41 AM ]

  1. Login
  2. In the Navigation box, left column, click on Thông Cáo
  3. Click on New post button
  4. Enter new announcement title
  5. Select layout
    • For normal announcement, select Two column layout
    • For class agenda or syllabus, select Three column, use one column for each class
  6. Once done, click on Save button, upper right corner
  • Don't use decorating formats like colored texts, different font sizes etc. For consistency and uniformity, and all news are equally important, don't treat an announcement as product selling ads.
  • Do select & insert at least one related picture, and choose medium or small to keep the announcement fits low resolution screens.

How To Add/Edit Calendar Event

posted Jul 28, 2010, 8:25 AM by Ly Vuong

  1. Login
  2. Upper left corner, click on Calendar link
  3. If this is the first time using Calendar, you can add the VNPS calendar to your personal Calendars list:
    1. In the left column, under My Calendars, click on Settings
    2. In Calendar Settings, select the Calendars tab
    3. You should see the VNPS calendar listed in the My Calendars (Calendars I can view and modify) section. Select the VNPS calendar.
      This calendar will be added to your calendars list
    4. Click on Back to calendars (mid upper left corner)
  4. Click on event/date you want to edit or add.
  5. When you are done editing, click on Save button, mid upper left corner

1-10 of 11